Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten maschinenlesbaren Format erstellt ist und elektronisch übermittelt und empfangen werden kann. Grundlage für dieses Format ist die europäische Norm EN 16931. formate, die dieser Norm bereits entsprechen sind z.B. XRechnung und ZUGFeRD. Papierrechnungen und andere elektronische Formate, die nicht der EN 16931 entsprechen, wie z.B. PDF-Dateien, gelten künftig als „sonstige Rechnungen“. Der Versand solcher sonstigen Rechnungen ist nur noch zulässig, wenn keine Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung besteht.
Während die elektronische XRechnung ausschlisßlich aus einem Datensatz (XML-Datei) besteht, der ohne zusätzliche Software nur maschinenlesbar, nicht aber menschenlesbar ist, handelt es sich beim Rechnungsformat ZUGFeRD um ein hybrides Format, das neben dem XML-Datensatz auch eine visuelle Komponente (PDF-Datei) enthält. Der PDF Teil lässt sich also wie gewohnt am Bildschrim ansehen, während der eingebettete XML-Datensatz die Basis für die elektronische Weiterverarbeitung bildet.
