Die elektronische Führung relevanter Entgeltunterlagen gilt grundsätzlich bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 besteht jedoch eine Übergangsregelung: Arbeitgeber konnten sich auf Antrag beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung von der elektronischen Führung befreien lassen. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber relevante Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren. Die Dokumentationspflicht selbst ist nicht neu: Sozialversicherungsrechtlich relevante Nachweise mussten Arbeitgeber bereits bisher führen und aufbewahren. Neu ist vor allem die Form der Dokumentation. Die relevanten Entgeltunterlagen müssen elektronisch vorliegen, der jeweiligen beschäftigten Person eindeutig zugeordnet und für eine Betriebsprüfung digital verfügbar sein. Das führen einer digitale Personalakte selbst wird dadurch nicht verpflichtend. Da der Umfang der digital vorzuhaltenden Unterlagen jedoch stetig steigt bietet die Einführung einer digitale Personalakte eine Möglichkeit, Personal- und Entgeltunterlagen zentral und strukturiert zu verwalten.
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